Pendahuluan
Di era transformasi digital, berbagai sektor telah mengalami percepatan adopsi teknologi—termasuk dunia pendidikan tinggi. Universitas Suryakancana Sumedang (UNSUM) tidak tinggal diam dalam menghadapi tantangan ini. UNSUM telah memulai langkah besar dalam digitalisasi administrasi akademik, demi meningkatkan pelayanan, efisiensi, dan kenyamanan bagi sivitas akademika.
Artikel ini membahas upaya digitalisasi yang dilakukan UNSUM, teknologi yang digunakan, serta manfaat yang dirasakan mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan.
Transformasi Layanan Akademik
Sebelumnya, berbagai layanan akademik di UNSUM seperti pengisian KRS, cetak transkrip, hingga surat keterangan dilakukan secara manual. Hal ini menyita waktu, biaya, dan tenaga baik dari mahasiswa maupun staf administrasi.
Namun sejak 2022, UNSUM mulai menerapkan sistem digitalisasi secara bertahap di bidang:
- Pengisian dan validasi KRS online
- Presensi perkuliahan daring
- Pendaftaran sidang dan wisuda via sistem informasi
- Cetak surat keterangan otomatis
- Monitoring IP dan IPK melalui dashboard akademik
Semua ini terintegrasi dalam Sistem Informasi Akademik UNSUM (SIAKAD UNSUM).
Fitur-Fitur SIAKAD UNSUM
Berikut beberapa fitur unggulan dari sistem informasi akademik UNSUM:
1. Dashboard Mahasiswa
Mahasiswa bisa melihat status akademik, jadwal, nilai, serta notifikasi administratif dalam satu tampilan yang rapi.
2. Pengajuan Surat Otomatis
Surat aktif kuliah, surat keterangan IPK, surat magang, dan berbagai keperluan lainnya bisa diajukan dan diunduh otomatis dari sistem, tanpa harus antre ke bagian tata usaha.
3. KRS Online dan Validasi Otomatis
Mahasiswa mengisi KRS secara daring dan langsung mendapatkan validasi otomatis oleh dosen pembimbing atau kaprodi, dengan notifikasi via email.
4. Jadwal Kuliah Terintegrasi
Perubahan jadwal, pengganti kelas, dan ruangan langsung ter-update secara real-time dalam sistem.
5. Presensi dan e-Learning
Mahasiswa dan dosen dapat melakukan presensi digital serta mengakses materi perkuliahan berbasis Learning Management System (LMS).
Keunggulan dan Manfaat Digitalisasi
Implementasi sistem ini memberikan dampak besar bagi ekosistem kampus UNSUM:
- Efisiensi Waktu
Mahasiswa tidak perlu lagi antre atau datang langsung ke TU hanya untuk mengurus dokumen. - Akurasi Data
Data akademik tersimpan dengan aman dan dapat diakses kapan saja. - Transparansi Nilai
Mahasiswa dapat langsung melihat nilai yang diunggah dosen beserta keterangannya. - Ramah Lingkungan
Pengurangan penggunaan kertas (paperless) dalam setiap aktivitas administrasi. - Akses Fleksibel
Sistem dapat diakses dari mana pun selama terhubung internet, termasuk oleh mahasiswa kelas karyawan.
Tantangan yang Dihadapi
Tentu saja, proses digitalisasi ini tidak tanpa tantangan. Beberapa hambatan yang sempat dihadapi antara lain:
- Adaptasi SDM terhadap teknologi baru
- Gangguan teknis saat awal peluncuran
- Masih ada kebutuhan pelatihan literasi digital untuk mahasiswa dan pegawai
Namun semua itu diatasi dengan pelatihan rutin, feedback dari pengguna, serta pengembangan sistem yang dilakukan secara berkala oleh tim IT UNSUM.
Dukungan Universitas
Rektorat dan biro akademik UNSUM memberikan dukungan penuh terhadap digitalisasi ini. Termasuk:
- Penyediaan server dan backup data yang andal
- Pengembangan sistem berbasis feedback
- Pembentukan Unit Layanan Digital Kampus (ULDK) sebagai pusat bantuan teknis
Kesimpulan
Digitalisasi administrasi akademik di UNSUM adalah langkah strategis menuju kampus yang modern, responsif, dan efisien. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, UNSUM tidak hanya meningkatkan kualitas layanan, tetapi juga membekali mahasiswa dan staf dengan budaya digital yang relevan di abad ke-21.
Langkah ini membuktikan bahwa UNSUM siap bersaing sebagai kampus unggul berbasis teknologi, serta memberikan layanan terbaik bagi sivitas akademika dan masyarakat.